AI-ul promite să citească arhivele companiilor. Întâi trebuie să le scoată cineva capsele
Toată lumea vorbește despre AI. Despre automatizare, productivitate, decizii mai rapide, companii care vor face mai mult cu mai puțini oameni și procese care vor merge aproape singure.
Sună bine. Doar că, înainte să ajungă acolo, multe organizații au o problemă mult mai banală: nu știu exact unde le sunt informațiile. Sau știu, dar sunt în contracte vechi, facturi, dosare de personal, documente contabile, scanuri puse pe servere, PDF-uri denumite aproximativ și arhive fizice în care cauți cu mâna.
„AI aduce valoare când e introdus în procese care deja funcționează – unde există responsabilități clare, date curate și un obiectiv bine înțeles de la bun început. Altfel, nu face decât să amplifice ce există deja. Iar dacă ce există deja e haos, haosul se automatizează”, spune Cătălin Bordei, reprezentant Innobyte, într-un articol de opinie recent despre utilizarea AI în eCommerce.
Ideea cu „date curate” este punctul de plecare. Modelele de limbaj și soluțiile AI folosite în companii au nevoie de informații accesibile, structurate și verificabile. Numai că, în multe organizații, o parte din această informație nu se află în baze de date moderne, ci pe hârtie, în depozite de arhivare sau în sisteme digitale care nu comunică între ele.
Aici apare o întrebare mai puțin spectaculoasă decât promisiunea AI, dar probabil mai importantă pentru multe companii: ce se întâmplă cu arhivele de documente în epoca lui ChatGPT, Gemini și Claude? Sunt digitalizate pentru AI? Cine face asta? Și unde se termină promisiunea tehnologiei și începe munca de organizare, scanare, indexare și control al accesului?
Arhivele de hârtie nu dispar peste noapte
Arhivele fizice nu dispar doar pentru că a apărut AI-ul. În multe companii, ele rămân o obligație legală, o zonă administrativă și, de multe ori, un cost pe care nimeni nu îl vede până când apare un audit, un control sau un litigiu.
Ce se schimbă este felul în care aceste documente sunt privite. Contractele, facturile, dosarele de personal, documentele medicale, documentele de creditare sau documentația tehnică nu mai sunt doar acte care trebuie păstrate. Încep să fie văzute ca informații care pot fi căutate, comparate, extrase și folosite în procese interne.
Asta nu înseamnă că firmele își scanează arhivele istorice pentru a le introduce în modele publice de tip ChatGPT. În cele mai multe cazuri, discuția este mult mai pragmatică: documentele sunt digitalizate pentru acces mai rapid, pentru audit, pentru conformitate, pentru automatizare și, uneori, pentru sisteme AI interne.
Cu alte cuvinte, arhiva începe să treacă din categoria „o ținem pentru că trebuie” în categoria „poate ne ajută să lucrăm mai repede”. Nu în toate companiile și nu peste noapte. Dar direcția pare clară.
Arhivarea iese din back-office
Piața managementului de documente din România intră într-o etapă în care arhivarea nu mai este privită doar ca depozitare, ci ca parte a felului în care organizațiile își controlează informația.
Potrivit informațiilor transmise de Arhiva Dia, companie specializată în digitalizarea, organizarea și accesarea documentelor, 2025 a fost mai degrabă un an de tatonare pentru multe organizații. Primele luni din 2026 arată, în schimb, un interes mai clar pentru proiecte de digitalizare și control al informației.
Contextul economic contează. Produsul Intern Brut al României a crescut cu 0,7% în 2025 față de 2024, potrivit datelor INS. Nu este un ritm care să lase prea mult loc pentru ineficiențe ascunse. Când creșterea economică este modestă, procesele greoaie, documentele greu de găsit și munca administrativă repetitivă încep să doară mai tare în bugete și în timp pierdut.
„Dacă în 2024 multe lucruri mai mergeau din inerție, în 2025 aceeași ineficiență a început să doară. 2024 a fost anul în care companiile au ignorat problema, 2025 a fost anul în care au început să o simtă, iar 2026 e anul în care sunt forțate să o rezolve”, afirmă reprezentanții Arhiva Dia.
Este o perspectivă de furnizor, nu o statistică neutră de piață. Dar surprinde bine tensiunea momentului: digitalizarea arhivelor nu mai este doar un proiect „nice to have”, mai ales în companiile unde documentele sunt multe, sensibile sau greu de recuperat rapid.
De la scanare la procesare inteligentă
Scanarea a fost mult timp sinonimă cu digitalizarea. Luai documentul, îl treceai prin scanner, obțineai un PDF și, eventual, îl puneai într-un folder. Pentru multe companii, asta a fost suficient o vreme.
Doar că un PDF nu înseamnă automat informație utilizabilă.
Schimbarea din ultimii ani vine din zona de procesare inteligentă a documentelor. Dacă OCR-ul clasic transforma o imagine în text, noile soluții încearcă să înțeleagă mai mult: ce tip de document este, ce câmpuri contează, ce date trebuie extrase, dacă există erori, unde trebuie trimisă informația mai departe.
Gartner descrie Intelligent Document Processing ca soluții care extrag automat date din documente aflate în formate și structuri diferite, pentru a alimenta aplicații și fluxuri de lucru. Iar Iron Mountain, unul dintre cei mai mari furnizori internaționali de records management, își poziționează platformele digitale în zona de guvernanță, automatizare și transformare a informației fizice și digitale în date pregătite pentru utilizări AI.
În limbajul industriei, arhiva devine infrastructură de date. În practică, înseamnă ceva mai simplu: documentele trebuie să poată fi găsite, citite de sisteme software și folosite fără ca cineva să caute manual prin dosare sau foldere denumite la întâmplare.
Sunt arhivele digitalizate ca să „hrănească” AI-ul?
Depinde ce înțelegem prin asta.
Dacă vorbim despre antrenarea unor modele publice de inteligență artificială pe arhivele companiilor, răspunsul este, în general, nu. Ar fi complicat juridic, riscant din perspectiva confidențialității și greu de justificat pentru multe organizații.
Dacă vorbim însă despre folosirea documentelor în sisteme interne, răspunsul este da, într-o anumită măsură. Documentele pot deveni surse pentru căutare semantică, asistenți interni, automatizări, sumarizări, verificări de conformitate, extragere de clauze contractuale sau analiză de risc.
Arhiva Dia spune că observă această schimbare în discuțiile cu companiile: interesul pentru AI a crescut nevoia de date digitale, însă multe dintre aceste date sunt încă în format fizic sau în arhive greu de accesat.
„Companiile au început să realizeze că au nevoie de date digitale. În multe cazuri, aceste date există deja, dar sunt blocate în documente fizice sau în arhive greu de interogat”, spun reprezentanții Arhiva Dia.
Aici merită făcută o distincție. În multe proiecte, documentele nu sunt folosite pentru a „antrena” un model, ci pentru a-i oferi context. Prin arhitecturi de tip RAG (retrieval augmented generation) un model AI poate primi acces controlat la o bază internă de documente și poate răspunde la întrebări pe baza acesteia. Documentele rămân în infrastructura companiei, cu reguli de acces, retenție și securitate.
Cel puțin în teorie. În practică, lucrurile devin repede complicate dacă arhiva este dezorganizată.
AI-ul nu repară haosul documentar
Una dintre cele mai bune fraze venite din această piață este și una destul de incomodă: nu poți pune AI peste haos.
„Mulți au intrat în zona AI cu entuziasm, dar s-au lovit de o realitate dură: nu poți pune AI peste un haos. Dacă documentele nu sunt organizate, dacă nu sunt indexate corect, AI-ul nu face minuni. Din contră, îți arată cât de dezorganizat ești de fapt”, afirmă reprezentanții Arhiva Dia.
Aici se rupe, de fapt, entuziasmul de realitate. Un volum mare de documente nu înseamnă automat un volum mare de date utile. Dacă documentele sunt duplicate, scanate prost, denumite diferit, fără metadate, fără proprietar clar și fără drepturi de acces bine definite, AI-ul va avea puțin de salvat.
Un proiect serios de arhivare digitală începe înainte de tehnologie: selecția documentelor, pregătirea lor, scanarea, recunoașterea textului, clasificarea, extragerea metadatelor, verificarea calității și integrarea cu aplicațiile interne.
Abia după aceea are sens să vorbim despre AI.
Sau, mai direct:
Înainte ca AI-ul să citească arhiva, cineva trebuie să scoată capsele.
De ce nu se digitalizează tot
În teorie, orice arhivă fizică poate fi scanată. În practică, digitalizarea completă este scumpă, lentă și nu întotdeauna justificată.
O parte importantă din cost nu vine din scanarea propriu-zisă. Documentele trebuie pregătite: scoase din dosare, desfăcute, curățate, ordonate, decapsate, clasificate, scanate, verificate și indexate. Într-un interviu acordat start-up.ro, Ștefan Ecxarcu, directorul general Global Archive Management, spune că pregătirea documentelor poate dura de trei până la cinci ori mai mult decât scanarea efectivă.
Apoi apare întrebarea economică: merită?
Pentru multe companii, răspunsul este selectiv. Are sens să digitalizezi prioritar contractele active, facturile, documentele de audit, dosarele de personal sau arhivele necesare în relația cu autoritățile. Arhivele istorice care sunt consultate rar pot rămâne în depozite fizice, cel puțin până când costul digitalizării devine justificabil.
Digitalizarea completă sună bine în prezentări. În practică, companiile aleg de multe ori ce doare cel mai tare.
Piața locală: digitalizarea crește mai repede decât arhivarea fizică
Arhiva Dia estimează pentru 2026 o creștere de 9-13% a pieței totale de arhivare din România. Diferența apare însă între segmente: arhivarea fizică ar urma să rămână aproape plată, cu un avans estimat de 0-3%, în timp ce zona de arhivare digitală ar putea crește cu 22-30%.
Cifrele trebuie citite cu atenție. Sunt estimări ale companiei, nu date publice consolidate la nivel de piață. România nu are o statistică unitară care să acopere arhivarea fizică, arhivarea electronică, scanarea, document management-ul și procesarea inteligentă a documentelor.
Chiar și așa, direcția este plauzibilă. Cererea pentru digitalizare, căutare rapidă, acces controlat și integrare cu sisteme interne crește mai repede decât nevoia de depozitare fizică pură.
Potrivit Arhiva Dia, aproximativ două treimi dintre proiectele din 2025 au venit din mediul privat, în timp ce sectorul public a generat proiecte punctuale, dar de dimensiuni mai mari. Este o distribuție care spune ceva despre ritmul diferit al pieței: firmele private se mișcă mai repede când presiunea devine operațională, în timp ce instituțiile publice pot genera volume mari, dar trec prin procese de achiziție mai lente.
România: între e-Factura, arhive istorice și digitalizare incompletă
În România, piața are un profil amestecat. Există companii specializate în arhivare fizică, depozitare și digitalizare. Există și furnizori de arhivare electronică și servicii de încredere, precum TRANSFOND, certSIGN sau Star Storage, care operează în zona documentelor electronice, a semnăturii electronice și a conformității legale.
Un semnal important pentru piața locală a venit în 2024, prin Legea nr. 201/2024, care completează Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și modifică Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor electronice. ADR are, la rândul său, un rol în acreditarea administratorilor de arhive electronice și în avizarea sistemelor electronice de arhivare.
Pentru companii, asta înseamnă că arhivarea electronică nu este doar un folder în cloud și nici un backup mai bine organizat. Este un proces reglementat, cu cerințe de integritate, autenticitate, securitate, trasabilitate și acces pe termen lung.
În paralel, e-Factura a creat o presiune practică suplimentară. Pentru multe firme, primul contact serios cu arhivarea electronică nu vine dintr-un proiect de AI, ci din obligații fiscale, audit, controale și nevoia de a găsi rapid documente justificative.
Dar hârtia nu dispare automat. În multe situații, copia digitală ajută la acces și eficiență, dar nu înlocuiește originalul dacă legislația cere păstrarea documentului în forma sa inițială. A scana un document nu înseamnă, automat, că poți arunca hârtia.
Unde presiunea este mai mare
Arhiva Dia indică trei zone în care vede cerere mai clară în 2026: contabilitate și audit, cabinete medicale și clinici private, respectiv companii medii și mari din producție, distribuție, logistică sau construcții.
Nu sunt domenii alese întâmplător. În contabilitate și audit, presiunea vine din documente justificative, controale și fiscalizare digitală. În sănătate, miza este securitatea istoricului medical și accesul controlat la informații sensibile. În producție, logistică și construcții, documentele tehnice, contractele, avizele și procesele-verbale pot influența direct viteza de execuție.
Pe scurt, arhivarea devine mai importantă acolo unde documentele sunt multe, accesul rapid contează, iar o eroare poate costa.
Concluzie: nu AI-ul citește primul arhiva, ci organizația
AI-ul nu a eliminat hârtia. Nici nu a transformat peste noapte arhivarea într-o industrie complet digitală. Dar a făcut mai vizibilă o problemă veche: multe companii au informație valoroasă, doar că nu este ușor de găsit, citit sau folosit.
Pentru unele organizații, arhiva va rămâne în continuare o obligație legală. Pentru altele, începe să devină o sursă de eficiență: mai puțin timp pierdut, mai puține căutări manuale, audituri mai ușor de gestionat, fluxuri interne mai clare și, eventual, proiecte AI care au pe ce să se sprijine.
Diferența nu va fi dată de numărul de documente scanate, ci de calitatea informației extrase, de regulile de acces și de capacitatea de a integra acele date în procese reale.
În epoca AI, companiile nu câștigă pentru că au arhive mari. Câștigă dacă știu ce este în ele.
Urmărește-ne și pe Google NEWS