Dacă ești om de HR și lucrezi de acasă, cel mai probabil ai nevoie de o soluție de semnătură electronică

Digitalizarea proceselor de resurse umane este esenţială în contextul crizei cauzate de pandemia de COVID-19. Pentru companii, obiectivul principalul în momentul de față este acela de a continua procesele și operațiunile de business într-o manieră cât mai apropiată de normalitate, iar departamentul de HR este fundamental în acest sens.

Acesta trebuie să pună la dispoziția angajaților toate documentele de care au nevoie, să răspundă rapid la solicitările acestora, să poată continua procesele de recrutare și angajare, să editeze contracte de muncă și să le depună electronic la ITM, toate acestea fără interacțiune față în față, respectând cerințele de distanțare socială.

Pentru cazurile în care trebuie modificat contractul de muncă sau trebuie semnat un contract nou, fluxul standard presupune deplasarea angajatului la sediul organizației și semnarea fizică a documentelor. Ulterior, acestea  sunt semnate și de reprezentanții legali ai  organizației, tot fizic.

TE-AR MAI PUTEA INTERESA ȘI Design Thinking și rolul pe care îl are în transformarea digitală a Resurselor Umane

Soluția de semnătură electronică propusă de TotalSoft simplifică întregul proces, care se rezumă la câțiva pași digitali: specialistul HR face modificarea de contract sau adaugă datele noului contract în Charisma HCM, soluția software pentru managementul resurselor umane, și începe fluxul de semnare electronic. Astfel, aplicația transmite pe email, către angajat, documentul electronic rezultat, iar angajatul poate să vizualizeze documentul și să-l semneze electronic cu o semnătură autorizată de la CertSign, valabilă pe o anumită perioadă de timp.

Odată semnat, contractul este securizat și nu se mai poate interveni asupra acelei versiuni. Acesta  urmează fluxul firesc și se trimite pe rând, tot electronic, către ceilalți semnatari legali din organizație care pot semna electronic documentul. Părțile sunt notificate de fiecare dată când cineva îl semnează și la final, fiecare parte primește câte un exemplar complet, format care poate fi depus la ITM fără alte intervenții, semnătura electronică fiind recunoscută de autoritățile statului.

Avantajele majore ale acestei soluții sunt trasabilitatea, existând o evidență clară a momentului semnării documentului de fiecare parte și a formatului în care a fost semnat documentul, totul în timp real, dar și siguranța în contextul pandemiei de COVID-19 care necesită interacțiune fizică 0.